Guía práctica de cómo automatizar la gestión contable desde casa.

¿Cuántos documentos al día tienes que analizar e ingresar en un excel manualmente? Sabemos que si estás leyendo esto, buscas algo que te facilite realmente la vida. ¡Llegó la hora de que tu labor contable se pueda ejecutar desde cualquier lugar del mundo, teniendo a la tecnología como la mejor aliada!

Por qué automatizar tus procesos contables y los beneficios de hacerlo.

Estarás de acuerdo con nosotros en que en una empresa los procesos administrativos y contables son los que más gestión documental tienen. Esa interminable pila de papeles con tanta información valiosa que debes almacenar en diferentes documentos de Excel y que, aunque tengas alguna herramienta en tu computador para ayudarte, parece que nada es suficientemente eficiente. Estos softwares contables se instalan en algunas computadoras en tu oficina, no en todas, lo que obliga a la presencialidad para ejecutar tus tareas. Pero, eso no es todo, cada persona en tu equipo contable tiene una tarea diferente en una herramienta distinta, entonces, al final del mes, el trabajo es descomunal. Por eso, en el mundo se han diseñado herramientas tecnológicas para contadores que te permiten automatizar las tareas repetitivas, tener trazabilidad de la información y revisar desde diferentes lugares mientras que se da la posibilidad de trabajar conjuntamente. A continuación, detallaremos con mayor profundidad algunos de los beneficios de la automatización de estas tareas.

1. Ahorras dinero y tiempo.

Tener un software contable en la nube te ahorra cerca del 70 % del tiempo que habitualmente usas en gestionar la papelería. Podrás ejecutar actividades repetitivas con pocos clics y una única vez, porque las siguientes veces solo serán para revisar que ocurran.

El tiempo es dinero para una compañía, entonces, las áreas administrativas que tienen muchos recursos dedicados a procesos de una única tarea se convertirán en personas que aportan valor al analizar la información y buscan la manera de hacer que la empresa sea más eficiente y rentable.

2. Tienes trazabilidad y visibilidad de la información en tiempo real.

Uno de los dolores más comunes en las áreas contables de las compañías es que no pueden cruzar los datos para tomar mejores decisiones; otro es que la información no está en tiempo real, porque depende de que una persona pueda cargar todo al sistema.

¡Qué esto no te pase más! Crea, envía y modifica facturas en línea, ten los datos de los clientes y de lo que compran, así como cada cuánto lo hacen y si pagan a tiempo o no. Revisa los estados de crédito y el flujo de caja. Controla todos los gastos de la compañía -por pequeños que sean-, desde un mismo lugar.

Organiza tus tareas por periodos en los que ocurren, en vez de dejar todo para el final del mes o de contratar a un batallón de personas que solo encarecen la operación contable de tu empresa.

También, puedes tener el calendario tributario y emitir notificaciones, ¡nada se te pasará!

3. Te da orden administrativo y tomas mejores decisiones.

Cuando se reduce la papelería que se debe procesar, te quedará más tiempo de analizar la información, lo que te lleva a tomar mejores decisiones administrativas y financieras.

Sabes en qué momento ocurren las cosas y cómo debes proceder ante alguna circunstancia.

El orden es fundamental en cualquier compañía sin importar el tamaño al tener visibilidad completa de lo que ocurre; sabrás por dónde se escapa la información y el dinero.

4. Reduces los errores contables y financieros.

En un proceso contable que se hace manualmente, los errores humanos se dan fácilmente; por eso, los programas contables que los automatizan los reducen radicalmente.

Cuando se analizará la información se parte de datos reales que se cruzan y no delegar en nadie el ejercicio de sacarla desde diferentes fuentes.

Es significativo cuando de presentar los informes tributarios se trata, porque toda la información está en línea desde el momento cero, te vuelves eficiente y reduces la frustración.

5. Ayudas al planeta.

Cuando reduces el uso del papel estás ayudando a disminuir hasta el 74 % de las emisiones de gases y alcanzar una reducción del 35 % en las fuentes de contaminación del agua.

¡Y te liberas de sumergirte en una pila de documentos que después no tendrán uso!

6. Puedes guardar la información en la nube sin que se pierda.

Un conflicto al manejar papelería impresa es que puede perderse sin darte cuenta, como tener que buscar información en una multitud de carpetas de diferentes años que hacen que pierdas tiempo valioso.

Los softwares contables en la nube te garantizan que la información no se pierda, la puedes proteger con claves y otorgar permisos de administración, gestión o edición a quien corresponda. Con este control sabrás quién y cuándo carga datos y edita, nada se perderá sin que lo sepas.

Todos los datos estarán protegidos en el tiempo, podrás acceder a ellos cuando quieras desde cualquier lugar.

7. Mejor gestión del área financiera.

Las finanzas de tu compañía se entrelazan directamente con la administración contable, por eso, es fundamental tener todo unido.

El área financiera tendrá en tiempo real información de todo lo que entra y sale de la empresa, quién debe, cuánto y cuándo pagará.

Definitivamente, es todo lo que necesitas para una mejor administración del dinero.

Formas de automatizar tus procesos contables

Nos hemos encargado de validar con nuestros especialistas contables cuál es la mejor manera de iniciar un proceso de automatización contable.

1. Documentar los procesos contables

Primero documenta el paso a paso en cada macro proceso contable, administrativo o financiero. Esto te permite entender qué se puede automatizar por medio de un software contable o cuáles deben seguir siendo manuales.

2. Determinar el proceso de automatización ideal

Después de la documentación y de saber qué necesitas en cada proceso podrás elegir cómo se automatizará.

Por ejemplo, quién es el responsable y con qué se comunicará cada punto a automatizar.

Establezcan el periodo de años previos que se cargarán al sistema para que haya una trazabilidad de información más completa.

3. Elegir la herramienta contable ideal para tu empresa

Hay programas de contabilidad más completo que otros, tómate el tiempo de explorar cada uno de acuerdo con los procesos que necesitas automatizar.

4. Implementar el programa contable

Ten toda la documentación que necesitas, en algunos casos las empresas deciden ingresar al software la contabilidad de los años anteriores para tener una trazabilidad completa de los datos más importantes.

Las herramientas de contabilidad tienen documentación de apoyo y asesorías en línea para que el proceso sea fácil. Sobre todo, si es la primera vez que haces esta activación.

Así que, nuestro consejo es que no esperes más y empieces a explorar las herramientas de automatización contable disponibles en el mercado. Documenta tus procesos, elige la herramienta adecuada para tu empresa y pon en marcha la automatización. Verás cómo tu trabajo se vuelve más fluido, eficiente y gratificante.

No permitas que la carga de papeles y tareas manuales te agobie. Aprovecha la tecnología a tu favor y experimenta la libertad de tener el control total de tus procesos contables. ¡Tu labor contable puede convertirse en algo mucho más eficiente y satisfactorio con la automatización!