Facturación electrónica en Colombia: mitos y verdades que deberías conocer

La facturación electrónica ya hace parte del día a día de empresas y negocios en Colombia. Sin embargo, todavía existen muchas dudas sobre cómo funciona, quién debe usarla y qué necesita realmente una empresa para cumplir.

Entre tanta información, vale la pena separar los mitos de lo que realmente aplica.

1. “La factura electrónica es un PDF”

Mito.

La factura electrónica de venta es un documento electrónico en formato XML. La representación gráfica que normalmente recibe el comprador es una forma de visualizar esa factura y contiene elementos que permiten verificarla, como el CUFE y el código QR.

Por eso, guardar únicamente una imagen o PDF no significa que ese sea el documento electrónico original.

2. “Necesito contratar un software privado para facturar”

Mito.

La DIAN dispone de un servicio gratuito de facturación electrónica. También existen otras alternativas: desarrollar un software propio o contratar un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN.

La elección depende de las necesidades y características de cada negocio.

Por eso, antes de elegir un programa para facturación electrónica, vale la pena revisar qué procesos necesitas cubrir y cómo se integra con el resto de tu operación.

3. “La facturación electrónica solo aplica para grandes empresas”

Mito.

La obligación de facturar electrónicamente no depende únicamente del tamaño de una empresa.

La DIAN establece diferentes situaciones que pueden generar la obligación, entre ellas determinadas responsabilidades frente al IVA o al impuesto al consumo, así como ciertos niveles de ingresos. Para algunas personas naturales, por ejemplo, se contempla el umbral de 3.500 UVT dentro de los criterios aplicables.

Por eso, cada negocio debe revisar sus propias condiciones antes de asumir si está o no obligado.

4. “Si tiene un código QR, la factura ya es válida”

Mito.

El código QR hace parte de la representación gráfica y permite consultar información de la factura para verificarla ante la DIAN. Pero el QR, por sí solo, no es lo que determina la validez del documento.

La factura debe cumplir los requisitos establecidos y seguir el proceso de validación correspondiente.

5. “La facturación electrónica solo sirve para cumplirle a la DIAN”

Mito.

El sistema de facturación electrónica no se limita a la factura de venta. También contempla documentos como la nómina electrónica, el documento soporte para adquisiciones con sujetos no obligados a facturar, los documentos equivalentes y el RADIAN.

Esto hace que la información generada por estos procesos también sea parte de la gestión documental y financiera de una empresa.

6. “Cualquier software de facturación funciona igual”

Mito.

No todos los sistemas ofrecen las mismas herramientas ni responden de la misma manera a las necesidades de cada negocio.

La DIAN establece los requisitos para la generación y transmisión de los documentos electrónicos, mientras que cada empresa debe evaluar qué solución le permite gestionar mejor su operación.

Un sistema de facturación electrónica puede cumplir con la obligación, pero una solución que además conecte facturación, contabilidad y otros procesos puede facilitar mucho más la gestión diaria.

La facturación electrónica dejó de ser simplemente una forma diferente de emitir facturas.

Hoy hace parte de un sistema más amplio de información y gestión empresarial.

Por eso, más que elegir cualquier software de facturación electrónica, vale la pena entender qué necesita realmente tu negocio y cómo esa herramienta puede acompañar el resto de sus procesos.

En Claus reunimos la facturación y la gestión contable en un mismo sistema para que la información esté más conectada y sea más fácil de consultar.

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