Compras a proveedores no obligados a facturar
Documento soporte electrónico ante la DIAN
Si le compras a un proveedor que no está obligado a facturar electrónicamente —un independiente, un negocio informal, alguien del régimen simplificado— la DIAN exige que generes tú el documento soporte electrónico para poder descontar ese gasto de tus impuestos. En Claus, ese documento sale del mismo registro de compra o gasto que ya haces todos los días.
¿Qué es el documento soporte electrónico y cuándo se usa?
El documento soporte electrónico es el documento que reemplaza la factura cuando compras bienes o servicios a alguien que no puede facturarte electrónicamente. Lo necesitas cada vez que un proveedor —un independiente, un negocio informal o alguien del régimen simplificado— no te entrega una factura electrónica válida. Sin este documento, ese gasto no es deducible ante la DIAN: lo pagaste, pero para efectos tributarios es como si no existiera.
¿Cómo se genera el documento soporte en Claus?
Cuando registras una compra o un gasto en Claus con un proveedor no obligado a facturar, el sistema genera el documento soporte electrónico y lo transmite a la DIAN dentro del mismo registro. No es un trámite aparte: es parte del mismo movimiento que ya haces al registrar la compra.
¿Qué diferencia hay con la factura electrónica?
Son las dos caras del mismo cumplimiento: la factura electrónica la emites tú cuando vendes; el documento soporte lo generas tú cuando compras a alguien que no puede facturarte.
| Cuando tú… | Documento que genera Claus |
|---|---|
| Vendes un producto o servicio | Factura electrónica |
| Compras a un proveedor no obligado a facturar | Documento soporte |
No son dos sistemas distintos ni dos aprendizajes distintos: es la misma lógica de compras y ventas que ya usas en Claus, aplicada al lado de la operación que te corresponde en cada caso.
¿Qué pasa si no se emite?
Si no generas el documento soporte, ese gasto no cuenta para efectos tributarios: no lo puedes descontar de tus impuestos y quedas expuesto si la DIAN revisa tu información. Es una pérdida silenciosa —dinero que ya gastaste y que además pagas dos veces, porque no lo puedes deducir.
Preguntas frecuentes
No. Solo los que no están obligados a facturar electrónicamente: independientes, negocios informales o personas del régimen simplificado. Si tu proveedor ya te factura electrónicamente, no necesitas generar nada adicional.
No la reemplaza: la complementa. Sigues registrando la compra o el gasto como siempre; el documento soporte es lo que respalda ese gasto ante la DIAN cuando el proveedor no puede facturarte.
Deja de necesitarse: a partir de ese momento tu proveedor te entrega factura electrónica y ese documento cubre el requisito ante la DIAN.
No. Está incluido en la base de Claus para cualquier cliente habilitado como facturador electrónico, sin importar el plan que tengas.
¿Más preguntas?
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